Automatiserad bokföring och fakturahantering

► Office Assistant – för redovisning

Logotyp för Office Assistant med texten "Robot for Office Related Tasks" och en stiliserad symbol med en brun cirkel och blå kvadrat.

Digital Engines automationsplattform​ för snabb automatisering av processer inom redovisning, anpassad för företag i Sverige. Vår robot fungerar som en digital medarbetare och assistent, tränad på att utföra olika uppgifter i en leverantörs-process. Roboten bidrar till ökad kontroll, minskat personberoende och bättre effektivitet.

Kontakta oss

► Exempel på vanliga utmaningar i leverantörsflödet

LEVERANTÖRSHANTERING

  • Hämta nya leverantörer från avtalssystem

  • Leverantörkontroller/dokumentation​

  • Uppdateringar i registerdata för
    leverantörer​

  • Bevakning av leverantörsstocken, exempelvis rekonstruktion/konkurs

BETALNINGAR

  • Manuell hantering av betalfiler​

  • Ingen betalfilskontroll (fraudkontroll)

ANKOMSTHANTERING

  • Låg grad av elektroniska fakturor​

  • Undermålig tolkning av PDF-fakturor​

  • Manuell datakomplettering/kontroll vid inläsning i affärssystemet (ERP)​

  • Leverantörer ”uppstår” i ankomsthanteringen

BOKFÖRING

  • Manuell hantering i bokningar från reskontra
    till huvudbok​

  • Manuell hantering i avstämningar för system mot huvudbok

KONTERING

  • Sena betalningar och påminnelseräntor​

  • ”Många händer” på konteringen bidrar med mycket manuell tid​

  • För tidskrävande att konfigurera upp leverantörer för autokontering i ERP​

  • För komplex konteringslogik ​

  • Personberoende ”kontering”, det vill säga ej konsekvent

Så fungerar Office Assistant

Office Assistant är en automationsplattform utvecklad av Digital Engine. Den innehåller en verktygslåda med drygt 130 färdiga kommandon. ​

Kommandona är anpassade för svenska förhållanden med fokus på processer inom redovisning, revision, compliance, legal och administration​

När nya processer ska automatiseras kan dessa kommandon användas som byggstenar som placeras i olika kedjor av aktiviteter.​

Genom att återanvända kommandon, kan både tid och kostnad minskas när manuella processer skall bli automatiska.

LEVERANTÖRSHANTERING

Antingen så hämtar vi din nya leverantör från ert avtalssystem, eller så laddar ni upp organisations-numret i vår plattform Office Assistant, och får ut data för upplägg i ekonomisystem, samt kontroller genomförda och dokumenterade. Office Assistant kan även lägga upp leverantörer direkt i ert ekonomisystem.

ANKOMSTHANTERING LEVERANTÖRSFAKTURA

Vid behov av att stärka fångsten av ostrukturerad data på era PDF-fakturor, så tas dessa in i Office Assistent och läses av med hjälp av AI. Export sker sedan av fakturainformationen till ett format som passar ert ekonomisystem.

KONTERING LEVERANTÖRSFAKTURA

Använd Office Assistants AI-app för kontering. Utifrån er historiska kontering, så hittar AI mönster, och föreslår regler utifrån dessa. För varje fakturafil, så läggs relevant konteringssträng på och läses in i ekonomisystemet – redo för attest!

✔︎ RESULTATET

Vårt mål är en leverantörsprocess som löper med så få manuella handgrepp som möjligt. Våra färdiga funktioner i Office Assistant ger oss bra förutsättningar för att hjälpa er med detta!

► Färdiga integrationer för er ekonomiprocess

EXTERNA INFORMATIONSTJÄNSTER

MYNDIGHETER

EKONOMIVERKSAMHETS-SYSTEM

Ladda upp en leverantörsfakturajournal!

Vill du veta hur många av dina leverantörsfakturor som kan konteras automatiskt?
Det enda vi behöver från dig är att du laddar upp en leverantörsfakturajournal,
där kontering för varje post framgår, så får du tillbaks en %-sats från oss!

AI-bokföring och fakturahantering – frigör tid och resurser

Digital Engine erbjuder kompletta och behovsanpassade lösningar med moderna verktyg. Genom att implementera AI-bokföring och automatiserad fakturahantering i er verksamhet kommer en massa tid att frigöras – och en massa pengar kan sparas. Vi erbjuder er en digital medarbetare med kapacitet att skapa en verklig förändring i verksamheten. Med låg felprocent, hög kapacitet och kvalitet och med trygg och säker drift samt med skalbarhet så hjälper vi er att ta nästa steg. Låter detta intressant? Kontakta oss redan idag för ett introduktionssamtal om hur våra lösningar fungerar!

Effektiv och säker redovisning

För många företag har volymen affärstransaktioner ökat på ett markant sätt under senare år. Samtidigt har också kraven på kontroll, kvalitet och transparens blivit ännu viktigare. Detta innebär att den administrativa bördan kan bli enorm och att den mänskliga faktorn kan bli problematisk. Manuell hantering innebär alltid vissa risker och ju tyngre arbetsbördan blir, desto större blir risken för kostsamma misstag. Genom att implementera Office Assistant Redovisning från oss får ditt företag en kraftfull verktygslåda där automatisk bokföring med hjälp av AI är några inkluderade verktyg. Vi garanterar snabb implementering och kundnytta direkt.

Så fungerar vår automationsplattform Office Assistant

Office Assistant innehåller över 130 färdiga kommandon som täcker allt från leverantörsflöden, fakturahantering, betalningar och bokföring. Ser man till exempelvis en leverantörsfaktura så behandlas den – vid ankomst – på ett sätt där plattformen kan läsa PDF:en, hitta rätt kontering och direkt börja mata in informationen. Genom historiska data kan man också träna AI-modeller och möjliggöra Ai bokföring genom detta och för automatiserad fakturahantering sköts allt från kontroll till kontering, matchning och export till ekonomisystemet. Detta skapar en struktur som är snabb att implementera och kraftfull att använda.

Fördelar och affärsnytta med automatisering

  • Tidsbesparing. Färre timmar går åt till att hantera uppgifter som sker på ett slentrianmässigt sätt.

  • Kvalitet och kontroll. Genom automatiserad bokföring och automatisk bokföring minskar riskerna för fel på ett markant sätt – samtidigt som man också ser en högre konsekvens i arbetet.

  • Skalbarhet. Ökade volymer behöver inte innebära nyanställningar. Vår plattform kan enkelt skalas upp och ned utifrån behov.

  • Kostnadseffektivt. Färre fel och ett minskat personberoende innebär bättre lönsamhet. Det visar sig redan från dag ett.

  • Engagemang. Personalen slipper utföra monotona och repetitiva arbetsuppgifter och kan lägga kraften på saker där deras talang och kompetens verkligen finns. Det föder arbetsglädje och engagemang.

Redovisning och automatiserad fakturahantering – användningsområden

  • Hantering av leverantörsfakturor - från tolkning av PDF till kontering och betalning.

  • Bokföring av återkommande transaktioner.

  • Avstämningar och rapportering - ett automatiserat underlag minskar behovet av handpåläggning.

  • On-boarding och leverantörsregister - ett automatiskt uppslag och kontroller ger enklare, snabbare och mer korrekta processer.

Vanliga frågor

Fråga: Hur snabbt kan man komma igång?
Svar: Många av våra kunder väljer att börja med en pilot och är redan inom några veckor igång med full produktion. Vår färdiga plattform och kompletta bibliotek av komponenter borgar för en snabb iscensättning och driftstart.

Fråga: Behövs omfattande systemintegration?
Svar: Nej – och det är också en stor fördel med att välja våra lösningar. Befintliga system kan integreras med Office Assistans och minimala förändringar krävs.

Fråga: Kan man lita på AI-bokföring?
Svar: Definitivt! Vår lösning har tränats på historiska data samt på tydligt definierade regler och detta innebär konteringar med extrem

Fråga: Passar det för alla företag?
Svar: Ja, alla företag som har en massa repetitiva och återkommande arbetsuppgifter kan dra nytta av våra lösningar inom automatiserad bokföring och automatiserad fakturahantering. Storleken på företaget spelar ingen roll. Vi hjälper idag såväl större som medelstora och mindre företag med lösningar inom automation – och anpassar alltid detta efter hur de unika behoven ser ut. Skulle dessa förändras så blir skalbarheten en nyckelfaktor.