Logotyp för Office Assistant med texten "Robot for Office Related Tasks" och en stiliserad symbol med en brun cirkel och blå kvadrat.

PRODUKT

► Office Assistant – för redovisning

Digital Engines automationsplattform​ för snabb automatisering av processer inom redovisning, anpassad för företag i Sverige. Vår robot fungerar som en digital medarbetare och assistent, tränad på att utföra olika uppgifter i en leverantörs-process. Roboten bidrar till ökad kontroll, minskat personberoende och bättre effektivitet.

► Exempel på vanliga utmaningar i leverantörsflödet

LEVERANTÖRSHANTERING

  • Hämta nya leverantörer från avtalssystem

  • Leverantörkontroller/dokumentation​

  • Uppdateringar i registerdata för
    leverantörer​

  • Bevakning av leverantörsstocken, exempelvis rekonstruktion/konkurs

BETALNINGAR

  • Manuell hantering av betalfiler​

  • Ingen betalfilskontroll (fraudkontroll)

ANKOMSTHANTERING

  • Låg grad av elektroniska fakturor​

  • Undermålig tolkning av PDF-fakturor​

  • Manuell datakomplettering/kontroll vid inläsning ERP​

  • Leverantörer ”uppstår” i ankomsthanteringen

BOKFÖRING

  • Manuell hantering i bokningar från reskontra
    till huvudbok​

  • Manuell hantering i avstämningar för system mot huvudbok

KONTERING

  • Sena betalningar och påminnelseräntor​

  • ”Många händer” på konteringen bidrar med mycket manuell tid​

  • För tidskrävande att konfigurera upp leverantörer för autokontering i ERP​

  • För komplex konteringslogik ​

  • Personberoende ”kontering”, det vill säga ej konsekvent

Så fungerar Office Assistant

Office Assistant är en automationsplattform utvecklad av Digital Engine. Den innehåller en verktygslåda med drygt 130 färdiga kommandon. ​

Kommandona är anpassade för svenska förhållanden med fokus på processer inom redovisning, revision, compliance, legal och administration​

När nya processer ska automatiseras kan dessa kommandon användas som byggstenar som placeras i olika kedjor av aktiviteter.​

Genom att återanvända kommandon, kan både tid och kostnad minskas när manuella processer skall bli automatiska.

LEVERANTÖRSHANTERING

Antingen så hämtar vi din nya leverantör från ert avtalssystem, eller så laddar ni upp organisations-numret i vår plattform Office Assistant, och får ut data för upplägg i ekonomisystem, samt kontroller genomförda och dokumenterade. Office Assistant kan även lägga upp leverantörer direkt i ert ekonomisystem.

ANKOMSTHANTERING LEVERANTÖRSFAKTURA

Vid behov av att stärka fångsten av ostrukturerad data på era PDF-fakturor, så tas dessa in i Office Assistent och läses av med hjälp av AI. Export sker sedan av fakturainformationen till ett format som passar ert ekonomisystem.

KONTERING LEVERANTÖRSFAKTURA

Använd Office Assistants AI-app för kontering. Utifrån er historiska kontering, så hittar AI mönster, och föreslår regler utifrån dessa. För varje fakturafil, så läggs relevant konteringssträng på och läses in i ekonomisystemet – redo för attest!

BETALFILSHANTERING

Betalfilshantering omgärdas av behov kring separering av arbetsuppgifter och dokumentation gällande intern kontroll och motverkande av fraud. Detta kan Office Assistant stötta er i.

Driver du en redovisningsbyrå, så har du sannolikt flera hundra betalfiler som ska hanteras manuellt varje vecka. Detta löser Office Assistant åt er

✔︎ RESULTATET

Vårt mål är en leverantörsprocess som löper med så få manuella handgrepp som möjligt. Våra färdiga funktioner i Office Assistant ger oss bra förutsättningar för att hjälpa er med detta!

► Färdiga integrationer för er ekonomiprocess

EXTERNA INFORMATIONSTJÄNSTER

MYNDIGHETER

EKONOMIVERKSAMHETS-SYSTEM

Prisplan Office Assistant – Redovisning

Fyll i formuläret för att få ett mejl med länk och lösenord till prisplanen