Långa svarstider
Affärskritiska processer kan bli stående medan ärenden köas, prioriteras och flyttas mellan olika supportfunktioner.
AUTOMATION OPERATIONS · AUTOMATIONSFÖRVALTNING
Var trygg med att automationen rullar på utan störningar
Personlig support som övervakar och anpassar automationen när sytemen uppgraderas.
Digital Engine övervakar och förvaltar affärskritiska automatiserade processer. Vi hanterar incidenter, följer beroenden till underliggande system och anpassar automationerna när verksamhet, system eller infrastruktur förändras.
Kunden får en supportfunktion som kombinerar personlig kontakt och verksamhetsförståelse med etablerade arbetssätt för monitorering, eskalering, förändringshantering och uppföljning. Målet är inte bara att reagera när något går fel, utan att skapa stabilitet och minska risken för att samma problem återkommer.
UTMANINGARNA
Anledningar vi stöter på varför verksamheten vill byta till en bättre supportfunktion
Automatiserade processer går ofta tvärs över ekonomisystem, integrationer, infrastruktur och externa tjänster. När ansvaret är uppdelat mellan flera aktörer blir det lätt långa ledtider och otydligt vem som ser helheten. En fungerande förvaltning behöver därför både kunna lösa incidenten här och nu och förstå varför den uppstod.
Ingen ser helheten
Ett fel kan ligga i automationen, ett ekonomisystem, en integration, en behörighet eller infrastrukturen. Om varje part bara ser sin komponent tar felsökningen längre tid.
Användaren bollas runt
Ekonomi och processägare ska inte behöva avgöra vilken leverantör som ansvarar för problemet innan de kan få hjälp.
Samma problem återkommer
När fokus enbart ligger på att stänga incidenter riskerar samma fel att återkomma utan att rotorsaken eller processens svagheter hanteras.
Svårt att förutse problem
Utan fasta rutiner för monitorering, uppföljning och förändringsdialog upptäcks problem ofta först när verksamheten redan är påverkad.
För låg beredskap för IT-säkerhetshot
Automation är beroende av konton, behörigheter, infrastruktur och integrationer. Förvaltningen behöver följa förändringar och signaler som kan påverka säkerhet, tillgänglighet och prestanda.
VÅRA TJÄNSTER
Support för olika behov och tjänster.
Vi kan fungera som specialistnivå bakom en etablerad IT Service Desk, ta ett sammanhållande förstalinjeansvar för ekonomisystem och automation eller ge support för Digital Engines produkter och paketerade processer.
2nd Line Automation Support
Specialistsupport bakom kundens egen IT Service Desk. Vi tar hand om automationsärenden, monitorerar processerna och samverkar med IT och processägare.
Fördjupa →1st Line Finance Support
En sammanhållande kontaktyta för ekonomifunktionen kring ekonomisystem och automation, inklusive koordinering mot berörda systemleverantörer.
Fördjupa →Support som ingår i paketerade processer & produkter
Support och förvaltning för våra paketerade processer samt Legal-Assistant, Office-Assistant och Proc-ezign.
Fördjupa →Övertag av befintlig automation
Vi analyserar befintliga automationer, rekommenderar rätt väg framåt och etablerar dem i vår förvaltning först när de är redo för produktion.
Fördjupa →VÅR METOD
Stabil drift byggs av rutiner – inte bara att man släcker bränder.
Vår förvaltningsmetod kombinerar tät operativ kontroll med återkommande analys och proaktiv monitorering. Det ger både ekonomi, IT och processägare en gemensam bild av hur automationerna faktiskt mår och vad som behöver göras framåt.
9-rapporten
Varje arbetsdag gör vi en strukturerad genomgång av de automatiserade processer vi förvaltar. Fokus ligger på körningar, avvikelser, incidenter och sådant som behöver följas upp innan det påverkar verksamheten.
Daglig kontroll ger kortare väg från avvikelse till åtgärd.Healthcheck-rapporten
Vid ett månatligt möte presenterar vi hur processerna har rullat under föregående månad. Tillsammans med kunden går vi igenom stabilitet, incidenter och förändringar i verksamhet eller system som förvaltningen behöver ta höjd för.
Rapporteringen gör drift och utvecklingsbehov synliga för kunden.EveryDay Run Processer
För att säkerställa inget har förändrats med infrastrukturen och underliggande system när väl en process utförs (t.ex. månadsvis) så sätter vi ofta upp en motsvarande testprocess som körs varje dag (EDR-process). Detta indikerar t.ex. om det skulle var problem att logga för roboten i något system.
Var steget före processerna som körs.Förvaltnings-etableringsmötet
Innan en ny eller befintlig automation tas in i ordinarie förvaltning genomför vi en gemensam kvalitetsgrind med kunden. Där säkerställer vi att lösningen är testad och produktionsredo, dokumenterad, accepterad av verksamheten och möjlig att förvalta utan personberoende till enskilda utvecklare.
Automation som inte är redo för produktion tas inte in i ordinarie förvaltning.VAD VÅRA KUNDER TYCKER
Support ska fungera lika bra i dialogen som i tekniken.
En bra supportfunktion ska vara tillgänglig, kommunikativ och förstå hur automationen påverkar verksamheten. Det här är några av de saker våra kunder lyfter fram om vår support.
”Snabbare på bollen än vår egen IT-avdelning”
”Man känner att de verkligen vill lösa felet”
”Enkla att chatta med via Teams”
”Bra med månadsrapporterna så att vi ser hur det går”
”Förklarar bra”
”Trevliga”
LÅNGSIKTIGT ANSVAR
Förvaltning är en del av automationslivscykeln.
En automation är beroende av processer, system, integrationer, behörigheter och infrastruktur som förändras över tid. Därför arbetar vi både reaktivt när något händer och proaktivt för att hålla lösningarna stabila och relevanta.
Övervakning
Löpande kontroll av körningar, fel och avvikelser så att problem kan upptäckas tidigt.
Incidenthantering
Strukturerad analys, eskalering och hantering när en automation eller något av dess beroenden inte fungerar som avsett.
Anpassningar
En fast pott med timmar för anpassningar ingår i tjänsten.
Rapportering & förbättring
Regelbunden återrapportering ger kunden insyn i drift, incidenter och utveckling och skapar underlag för fortsatt förbättring.
TEKNIKOBEROENDE
Vi kan ta över automation som redan finns.
Automation Operations är inte begränsat till lösningar som Digital Engine själv har utvecklat. Vi kan även ta ansvar för befintliga automationsmiljöer och processer som har byggts av kunden eller av en annan leverantör.
Vi är vana att ta över, felsöka och förvalta applikationer och automation som bygger på flera olika plattformar och tekniker. Det kan handla om allt från verksamhetskritiska Excel/VBA-lösningar och rapportering i Power BI till flöden i Power Automate och RPA-baserad automation i UiPath.
Det gör det möjligt att samla support, övervakning och förvaltning även när organisationens automationslandskap har vuxit fram över tid och består av flera tekniker. Vårt fokus ligger på att förstå hela processen, dokumentera beroenden och skapa en stabil förvaltningsmodell – inte på att tvinga kunden till en viss plattform.
En förvaltningspartner för hela automationslandskapet.
Fokus ligger på att processerna fungerar i produktion – oavsett vem som ursprungligen byggde dem.
EXEMPEL PÅ TEKNIKER VI ÄR VANA ATT FÖRVALTA
AUTOMATION OPERATIONS
Behöver ni ta kontroll över en befintlig automationsmiljö?
Berätta hur er support och förvaltning fungerar idag så kan vi diskutera vilken modell som passar er organisation.
Kontakta oss