TAKING PROFESSIONAL SERVICES TO PRODUCTS

Fyra tips när det är dags att sänka IT-kostnader

Förmodligen har ni senaste månaden blivit ombedda att hitta sätt att sänka era IT-kostnader. (Har ni inte det,  är det risk för att något är på gång som ni inte känner till.) I detta arbete vill jag stötta med lite tips. Dessa kanske kommer sent och mycket känner ni redan till. Om så, se nedan lite som en checklista.

Baseline och kontinuerlig uppföljning

IT-kostnader kan många gånger vara komplext att förstå. Vad är det som är rörliga och fasta kostnader, utnycklingen av kostnaderna mot verksamheten, hur har kostnaderna konterats, vem har rapporterat vad baserat på vilken sanning etc. Nu blir det plötsligt viktigt att ni har en baseline som ni kan lita på och som alla i ledningsgruppen eller överordnade förstår. 

Men detta får inte vara en ögonblicksbild efter en maraton lång Excel mangling. Nu behöver ni nästan veckovis följa och se att kostnaderna faktiskt minskar och ifall det finns ökningar motverkar detta.

Handshake med verksamheten om konsekvenser

Det är oftast inga konstigheter med att ni vill minska kostnaderna om ni nämner det för verksamheten. Men allt har sina konsekvenser och bl.a kommer det att innebära omprioriteringar, servicenivå minskningar och förseningar. Allt detta behöver ni ha ett tydligt (helst via mail eller protokoll) handshake på med ledningen. Det behöver stå sig såväl nu när det är näst intill panik som när hjulen börjar snurra igen och verksamheten kan tänkas irritera sig på att det tar så lång tid att komma igång igen.

Hårt och mjukt mot leverantörer

När det gäller leverantörer så behöver ni spela både bad cop och good cop. Det är värt att zooma in på era stora kontrakt, ta lite hjälp att gå igenom dessa och se vilka utrymmen det finns för att nyttja dem på ett annat sätt som för tillfället minskar era kostnader. Kan ni gå ner i service nivå eller kapacitet etc? Det finns oftast bra skrivningar som båda parter många gånger glömt bort. Om inte, så kan ni komma långt av att bara bjuda in till diskussion om omförhandling av avtalen. Leverantören vet två saker: 1) Att ni har svårt att ändra på ett avtal som ni skrivit på 2) Men bjuder de inte till på något sätt beaktat krisen, så kommer de inte ligga så bra till när det väl är dags för omförhandling. Förmodligen gör leverantörerna samma sak med sina leverantörer.

Samtidigt, kasta inte ut leverantörerna genom fönstret. I alla fall inom om ni ser att ni skall ha ett partnerskap även efter denna kris. Framför allt gäller detta hur ni behandlar era konsulter. Att deras kontrakt avslutas i förtid kommer nog inte som någon överraskning. Men det är stor skillnad på hur ni gör det. När väl hjulen snurrar igen så är dessa konsulter som ni kanske kämpat för att hitta, återigen attraktiva kompetenser som vet sitt pris på marknaden. De är inte mer än människor som minns hur ert senaste samarbete avslutades. Jag har sett exempel där en del värnar om konsulterna och “säljer in dem” vidare i sina nätverk. Det är ett gott exempel på bra beteende som gynnar en återupptagen relation.

Teamkänslan med personalen - nu och i morgon

Kostnaderna kopplat till er egen personal är något förmodligen alla era anställda tänker på. De förstår allvaret men är ändå oroliga om hur det kommer att bli. På samma sätt som vid omorganisationer så är kontinuerlig kommunikation till avdelningen viktig och budskapet “Vi har ingen ny information” är bättre än ingen kommunikation. NI kanske tycker att permitteringar och varsel är extrema åtgärder som ni inte vill prata om, men var beredd på att det är kanske i dessa tankebanor som era anställda befinner sig och försöker tolka era ageranden.

Kopplat till personalen finns det mycket rörliga kostnader som snabbt kan strykas. Konferenser, fika, utbildningar, anställningsförmåner. Försök att inte hugga med en sabel för snabbt. Jag säger inte att ni inte kan behöva stänga dessa kranar, men ni behöver pedagogiskt förklara för personalen att ni kommer att göra dessa åtgärder och varför. Kort sagt, behandla dem med respekt trots krisen. Lyckas ni med det så kan ni behålla er företagskultur och teamkänsla trots att det är svåra tider och kanske t o m går ni tillsammans stärkta ur den. I annat fall kanske många sitter stilla i båten tills stormen lagt sig och sedan tar första chans att lämna båten för en bättre arbetsgivare.

Som sagt, mycket av detta har ni som kompetenta CIO:er redan tänkt på men vissa delar är inte engångsaktiviteter utan ett slags förhållningssätt som kan vara bra att bli påmind om. Hoppas det var till hjälp. Fortsätt kämpa på, ni sätts på prov, men kommer att klara detta.

Denna artikel är avsedd för CIO:er som ingår i Leaders Alliance CIO-nätverk.